De loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd, moet voldoen aan verschillende wettelijke eisen, waaronder ook de AVG (algemene verordening gegevensbescherming).

Op grond van de wet dient u veel gegevens te bewaren van de werknemer, denk aan:

• BSN
• De arbeidsovereenkomst
• Salarisgegevens
• Kopie ID

Omdat u dergelijke gegevens op grond van de wet moet hebben, mag u deze ook verwerken en bewaren.

De gegevens dient u wel op een veilige manier bewaren. De salarisgegevens zeggen heel veel over een persoon en zijn daarom heel vertrouwelijk. U dient te voorkomen dat onbevoegde personen de gegevens kunnen inzien of dat gegevens verloren gaan.

Ter beveiliging kunnen wij de salarisgegevens en stroken verzenden met wachtwoorden, u als werkgever heeft uw wachtwoord, elke collega kan ook zijn of haar eigen wachtwoord hebben. Op één salarisstrook staat namelijk zoveel vertrouwelijke informatie, dat extra beveiliging vaak gewenst is.

Bewaartermijnen

Uitgangspunt is dat u gegevens dient te bewaren voor zolang als u deze nodig heeft. Zo mag u een kopie ID-bewijs niet langer bewaren dan tot vijf jaar na uitdiensttreding.

DKJ_button link=”https://www.dekleijne-janssen.nl/contact/” target=”_self” label=”Contact opnemen” class=”type-green”]