Onze klokkenluidersregeling

1. Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. Handelingen die leiden of dreigen te leiden tot schending van een wettelijke voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit, door De Kleijne & Janssen of haar medewerkers;
2. Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door De Kleijne & Janssen of haar medewerkers;
3. Alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door De Kleijne & Janssen of haar medewerkers;
4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. (een dreiging van) het bewust achterhouden, onrechtmatig vernietigingen of manipuleren van gegevens of informatie;
6. Alle andere situaties die naar mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Zodra sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van De Kleijne & Janssen alsmede haar medewerkers, kan naast de klachtenprocedure ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil ten aanzien van de klachtenprocedure is dat er bij de klokkenluidersregeling altijd anonimiteit wordt gehanteerd.

2. Definities

In deze klokkenluidersregeling worden de volgende definities gehanteerd:

1. Melder: degene die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze regeling;
2. Werknemer: degene die uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht voor De Kleijne & Janssen, dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht;
3. Vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren;
4. Directie: de hoogst leidinggevende van De Kleijne & Janssen die de dagelijkse leiding heeft/hebben over de organisatie;
5. Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een (toekomstige) melder, dat binnen De Kleijne & Janssen of bij een andere organisatie indien diegene door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand die ziet op situaties als genoemd in artikel 1.
6. Vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en die zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt.

3. Procedure 

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, als bedoeld in artikel 1, dan kan een werknemer of iemand buiten de organisatie dit melden aan de vertrouwenspersoon (J. Kemps);
2. De melding vindt uitsluitend per brief of e-mail plaats ter attentie van J. Kemps. Een e-mail kan gestuurd worden naar janet@dekleijne-janssen.nl;
3. De melding bevat ten minste:
   • een dagtekening en een duidelijke omschrijving van de misstand; en
   • de melding de naam en het adres van de melder.
4. De vertrouwenspersoon bevestigt aan melder schriftelijk binnen vijf dagen na ontvangst van de melding, behoudens uitzonderlijke situaties. Daarbij legt de vertrouwenspersoon de datum van ontvangst schriftelijk vast;
5. De vertrouwenspersoon stelt onverwijld de directie op de hoogte van de melding;
6. De vertrouwenspersoon start naar aanleiding van de melding onverwijld een onderzoek;
7. Binnen een periode van vier weken vanaf het moment dat de ontvangst van de melding is ontvangen, wordt de melder op de hoogste gebracht betreft de afhandeling van de melding. Hierbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen (waaronder maatregelen) de melding heeft geleid of nog gaat leiden. Indien deze termijn door omstandigheden niet kan worden behaald, dan wordt de melder hiervan op de hoogte gesteld en deelt de vertrouwenspersoon de melder een verlenging van de termijn mee.

4. Afwijkende procedure

De melder kan het vermoeden van een misstand of van een onregelmatigheid melden bij de directie (als bedoeld in artikel 2) indien:

1. Het vermoeden betrekking heeft op de vertrouwenspersoon;
2. De melder het niet eens is met het standpunt of de verleningstermijn gegeven door de vertrouwenspersoon als bedoelt in artikel 3 lid 7.

Indien een melding wordt gemaakt bij de directie, dan wordt de procedure uit artikel 3 vanaf lid 2 gevolgd.

5. Rechtsbescherming

De directie draagt er zorg voor dat de melder die met inachtneming van de bepalingen uit deze klokkenluidersregeling te goeder trouw een melding naar behoren heeft gemaakt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld als gevolg van de melding.

6. Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hieromtrent en de gevolgacties naar aanleiding van de melding geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. De vertrouwenspersoon waarborgt dan ook ten alle tijden de anonimiteit van de melder. De geheimhouding, vertrouwelijkheid en anonimiteit wordt slechts geschaad indien de melder schriftelijk de vertrouwenspersoon van deze verplichtingen opheft.

7. Inwerkingtreding

Deze regeling is in werking getreden op 9 januari 2023.