Privacy en personeel

De loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd, moet voldoen aan verschillende wettelijke eisen, waaronder ook de AVG (algemene verordening gegevensbescherming).

Op grond van de wet dient u veel gegevens te bewaren van de werknemer, denk aan:

BSN
De arbeidsovereenkomst
Salarisgegevens
Kopie ID

Omdat u dergelijke gegevens op grond van de wet moet hebben, mag u deze ook verwerken en bewaren.

De gegevens dient u wel op een veilige manier bewaren. De salarisgegevens zeggen heel veel over een persoon en zijn daarom heel vertrouwelijk. U dient te voorkomen dat onbevoegde personen de gegevens kunnen inzien of dat gegevens verloren gaan.

Ter beveiliging kunnen wij de salarisgegevens en stroken verzenden met wachtwoorden, u als werkgever heeft uw wachtwoord, elke collega kan ook zijn of haar eigen wachtwoord hebben. Op één salarisstrook staat namelijk zoveel vertrouwelijke informatie, dat extra beveiliging vaak gewenst is.

Bewaartermijnen

Uitgangspunt is dat u gegevens dient te bewaren voor zolang als u deze nodig heeft. Zo mag u een kopie ID-bewijs niet langer bewaren dan tot vijf jaar na uitdiensttreding.

DKJ_button link=”https://www.dekleijne-janssen.nl/contact/” target=”_self” label=”Contact opnemen” class=”type-green”]

Privacy reglement

Tegenwoordig is privacy hot. Dit betekent dat uw werknemers vragen kunnen stellen over de manier waarop u de gegevens bewaard, en hoe lang.

U kunt uw personeel informeren door een privacy reglement op te stellen, hierin kunt u opnemen:

- - Welke gegevens u verwerkt
  - Op welke grond u die gegevens verwerkt
  - Met welk doel
  - Hoe lang
  - Op welke manier de gegevens beveiligd worden
  - Wat er gebeurt als er onverhoopt een datalek is.